FORMAÇÃO DO PROCESSO

1. O processo deve ser formado por documento avulso original. No caso da necessidade de uso de cópia, devem ser observadas as orientações do item 2.1.3 da Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015. Para dar celeridade ao processo de protocolo, solicitamos que sejam utilizados sempre os originais;
2. A numeração das folhas do processo será iniciada pela unidade protocolizadora. As folhas subsequentes serão numeradas, em ordem crescente, pelas unidades administrativas que as adicionarem, e dever ser colocada no canto superior direito na frente da folha;
3. Todas as folhas que compõem o processo deverão ser rubricadas pelo servidor responsável pela sua adição. O verso das folhas não será numerado, as referências ao verso das folhas serão feitas pela adição da letra “v” após o número da folha referenciada;
4. O(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo, padronizada, com grampo trilho plástico para duzentas folhas, na margem esquerda, com distância de 3 cm, obedecendo a ordem cronológica do documento mais antigo para o mais recente;
5. É vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de líquido corretivo e a diferenciação utilizando-se letras e números;
6. No caso de se detectar erro na numeração cometido por terceiros, e se não houver registro do ocorrido, deve-se registrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a numeração. Na impossibilidade de dar continuidade à matéria tratada, o processo deverá ser devolvido ao destinatário, por meio de despacho, informando a ocorrência;
7. Qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada, por meio de despacho; e
8. No caso da existência de espaço em branco na frente e no verso da folha, o espaço deverá ser inutilizado com um traço diagonal para evitar a inclusão indevida de informações; colocar o carimbo ou escrever “Em Branco” no verso das folhas que não contenham informações registradas.

DESPACHOS

1. Os despachos podem ser informativos ou decisórios. Os despachos informativos, ou despachos de mero expediente, objetivam dar prosseguimento ao documento, avulso ou processo, enquanto que os despachos decisórios envolvem uma decisão administrativa sobre matérias e assuntos submetidos à apreciação da autoridade competente;
2. Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho na última folha do processo ou mediante a utilização de folha de despacho, sendo que poderão ser anexadas ao processo quantos folhas de despachos forem necessárias.
3. Para os despachos deverão, sempre que possível, ser utilizados a frente e o verso da folha do processo, não sendo permitida a inclusão de novas folhas até o seu total aproveitamento;
4. Despachos expedidos à mão deverão ser legíveis;
5. Nos casos de despacho com impressão em frente e verso, as margens lateral esquerda da frente da folha e a lateral direita do verso da folha deverão ter 3 cm, visando preservar as informações contidas quando a folha for perfurada; e
6. Caso haja necessidade de cancelar um despacho, a autoridade deverá fazer dois traços em diagonal e escrever “SEM EFEITO”. Datar, assinar e apor carimbo.

JUNTADA

1. A juntada é a união de processo(s) a um processo principal, realizando-se por anexação ou apensação.
2. Por anexação: visa à continuidade da ação administrativa e ocorre em caráter definitivo. Após o procedimento de juntada por anexação, seja de documento (s) avulso(s) a processo, seja de processo(s) a processo, é vedada a retirada de documento(s) do processo, ressalvadas as hipóteses de desentranhamento e desmembramento;
3. Por apensação: ocorre em caráter temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não. Cada processo conserva sua identidade e independência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal; e
4. Nenhum documento ou peça integrante do processo poderá ser retirado ou substituído por cópia, sem que seja registrada a justificativa na Folha de Informações de Despachos. Para obter maiores detalhes consultar os itens 2.11, 2.12 e 2.13 da Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.

1. A juntada é a união de processo(s) a um processo principal, realizando-se por anexação ou apensação.
2. Por anexação: visa à continuidade da ação administrativa e ocorre em caráter definitivo. Após o procedimento de juntada por anexação, seja de documento (s) avulso(s) a processo, seja de processo(s) a processo, é vedada a retirada de documento(s) do processo, ressalvadas as hipóteses de desentranhamento e desmembramento;
3. Por apensação: ocorre em caráter temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não. Cada processo conserva sua identidade e independência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal;
4. Nenhum documento ou peça integrante do processo poderá ser retirado ou substituído por cópia, sem que seja registrada a justificativa na Folha de Informações de Despachos. Para obter maiores detalhes consultar os itens 2.11, 2.12 e 2.13 da Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.

ARQUIVAMENTO

1. O Arquivamento significa a guarda do processo cuja tramitação cessou, por conta do fim da ação administrativa que o gerou.
2. O despacho solicitando a operação deverá ser feito na última folha do processo, ou mediante a utilização de folha de despacho, indicando “Arquive-se”, com carimbo (ou identificação) e assinatura do solicitante.
3. Há três condições para o arquivamento:

• Pleito deferido ou indeferido.
• Desistência ou renúncia do interessado, feita de forma expressa.
• Decisão de autoridade competente.

DESARQUIVAMENTO

1. O Desarquivamento ocorre por expressa solicitação da autoridade competente quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa. Após o desarquivamento, podem ser incluídos documentos no processo ou apensação ou anexação de outros processos;
2. No caso de uma pessoa física desejar desarquivar o processo no qual é interessada, deverá solicitar a efetivação desta operação junto ao setor, unidade ou órgão ao qual pertence;
3. A operação de desarquivamento deverá ser registrada em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário;
4. A solicitação é feita através da elaboração de um memorando endereçado ao Arquivo Geral, constando o setor que deseja realizar a operação, o número do processo e a identificação da autoridade responsável. A retirada do processo pode ser feita no próprio setor do Arquivo Geral (em loco) ou o mesmo pode ser enviado por malote.

5. O desarquivamento diferencia-se do empréstimo por dar continuidade à ação administrativa que gerou o processo, pois para referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, o empréstimo é a operação adequada. Entretanto, um processo pode ser emprestado e, após verificada a necessidade da continuidade da ação, solicitado seu desarquivamento.

As informações detalhadas estão contidas na Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015 e na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999.

Quando e como faço para solicitar o arquivamento de um processo?

O Arquivamento significa a guarda do processo cuja tramitação cessou, por conta do fim da ação administrativa que o gerou.

O despacho solicitando a operação deverá ser feito na última folha do processo, ou mediante a utilização de folha de despacho, indicando “Arquive-se”, com carimbo (ou identificação) e assinatura do solicitante.

Para melhor preservação dos documentos no processo, é importante retirar o excesso de grampos, anotações grampeadas, recados colados, bem como qualquer material ou informações não inerentes ao processo que possam prejudicar seu estado físico.

A operação de arquivamento deverá ser registrada em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário.

Há três condições possíveis para o arquivamento:

1. Pleito deferido ou indeferido.
2. Desistência ou renúncia do interessado, feita de forma expressa.
3. Decisão de autoridade competente.

Quando e como solicito o desarquivamento de um processo?

O Desarquivamento ocorre por expressa solicitação da autoridade competente quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa. Após o desarquivamento, podem ser incluídos documentos no processo ou apensação ou anexação de outros processos.

A operação de desarquivamento deverá ser registrada em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário.

A solicitação é feita através da elaboração de um memorando endereçado ao Arquivo Geral, constando o setor que deseja realizar a operação, o número do processo e a identificação da autoridade responsável. A retirada do processo pode ser feita no próprio setor do Arquivo Geral (em loco) ou o mesmo pode ser enviado por malote.

Obs.: No caso de um usuário desejar desarquivar o processo no qual é interessado, deverá solicitar a efetivação desta operação junto ao setor, unidade ou órgão ao qual pertence (ou o órgão responsável pela ação administrativa).

Qual norma legal define os procedimentos de protocolo?

PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015.

O que é um Processo?

Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento.

O que é um documento Avulso?

Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está reunida e ordenada em processo.

O que é uma autuação de processo administrativo?

Ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade protocolizadora, visando à formação de processo.

O que são atividades de protocolo?

Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.

Quando um documento precisa ser autuado em  processo?

A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

A partir da entrada em operação do SIPAC Protocolo  as Unidades Protocolizadoras da UFPE passará a rejeitar pedidos de abertura de processos que não apresentem tais características.

O que são Unidades Protocolizadoras?

Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, bem como responsável pela autuação de documentos avulsos para formação de processos e pela atribuição de Número Único de Protocolo - NUP aos documentos, avulsos ou processos.

O que é tramitação?

Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como MOVIMENTAÇÃO.

Como são classificados os processos e documentos quanto ao assunto?

Todo documento, avulso ou processo, relativo às atividades-meio de acordo com as classes aprovadas pelo CONARQ, e o relativo às atividades-fim de acordo com as classes elaboradas por cada órgão ou entidade e aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Recebi um processo físico do Arquivo Geral informando que devo mantê-lo sob minha guarda, por quê?

Todos os processos possuem um tempo de guarda corrente, que deve ser respeitado antes do envio ao Arquivo Geral. Infelizmente, muitas unidades abusaram e abrem processo para tratar de qualquer demanda, desta forma a capacidade física de nossos arquivos está esgotada, desta forma todas às unidades deverão manter sob sua guarda, durante o tempo previsto na Tabela de Temporidade do CONARQ os processos aos quais tenha dado origem.